Smartphone đang ngày càng phổ biến và dần trở nên không thể thiếu với tất cả mọi người. Ngoài việc sử dụng Smartphone là 1 công cụ nghe gọi, nhắn tin, chụp ảnh thì các ứng dụng trên Smartphone cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý công việc, cuộc sống giúp tăng hiệu suất làm việc. Dưới đây là 13 công cụ miễn phí mà chúng ta có thể sử dụng để tăng hiệu suất làm việc:
Mục Lục
A. To Do List
1. Wunderlist ( IOS- ANDRIOD)
Wunderlist là một app nhắc nhở công việc được người dùng rất yêu thích trên cả iOS lẫn Andriod, Wunderlist giúp chúng ta tăng hiệu suất làm việc rất đáng kể. Tính năng chính của Wunderlist là tạo To Do List và có thể chia sẻ To do list của mình với người khác. Các tính năng chính của Wunderlist bao gồm:
– Tạo một việc cần làm mới
– Đánh dấu hoàn tất khi đã xong tác vụ nào đó
– Xóa một tác vụ khi không cần nữa
– Hẹn giờ nhắc nhở cho từng tác vụ
– Có hiển thị thông báo khi đến giờ nhắc nhở
– Phân loại việc cần làm (việc nhà, cơ quan, đi chơi,…)
2. Remember The Milk ( IOS- ANDRIOD )
Remember the Milk là một trong những ứng dụng quản lý công việc tốt nhất và toàn diện nhất trên iOS. Tính năng chính của Remember The Milk for iOS:
– Cho phép tạo danh sách To-do
– Quản lý danh sách To-do
– Tổ chức các công việc To-do
– Lưu trữ ghi chú
– Hỗ trợ đa ngôn ngữ
– Tạo số lượng danh sách
– Chia sẻ nhiệm vụ với mọi người
Một tính năng cực kỳ ưa thích của Remember the Milk là khả năng đồng bộ với Evernote.
B. Calendar
3. Google Calendar ( IOS- ANDRIOD )
Google Calendar có thể xem là ứng dụng thần thánh nhất, và là một trong những ứng dụng lịch được sử dụng phổ biến nhất hiện tại. Một lý do làm cho Google Calendar trở nên phổ biến chính là hệ sinh thái mà Google tạo ra, từ Gmail, Google Search, Google Calendar, Android lên đến iOS. Với Google Calendar, chúng ta có thể tạo lịch cho bản thân, có thể share lịch cho người khác để biết lịch của nhau. Có thể mới người khác tham gia sự kiện của mình trên lịch, có tính năng reminder. Nói chung là Google Calendar có gần như mọi thứ. Nói về ứng dụng quản lý công việc và tăng hiệu suất làm việc thì Google Calendar có thể xem là ứng dụng tốt nhất hiện tại.
4. Time Trade
Nếu bạn hay có lịch họp, meeting hoặc gọi điện cho người khác, bạn nên thử Time Trade. Time Trade có thể xem là lịch trình của bạn, từ meeting, lịch họp cho đến gọi điện. Time Trade có khả năng đồng bộ với Google Calendar, mời người khác, thêm lịch trình vào Google Calendar khi có người mời bạn. Đơn giản là, Time Trade giúp bạn…chả cần làm gì cả!
C. QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ HIỆU SUẤT
5. Egg Timer ( IOS – ANDRIOD)
Egg Timer là một App hơi bị dễ xài, Egg Timer có công dụng như một chiếc đồng hồ đếm ngược, rất dễ sử dụng, chỉ cần nhập thời gian và…đếm. Thường thì Admin hay sử dụng Egg Timer để set thời gian Admin dùng để làm 1 việc gì đó, trong khoảng thời gian đó, Admin không lướt Facebook, tin nhắn hay xem Youtube để tăng hiệu suất làm việc. Ngoài ra, riêng bản thân Admin thì có thói quen set một khoảng thời gian ngắn hơn một ít so với khoảng thời gian bình thường Admin cần để làm một việc gì đó, đó cũng là một cách Admin thử thách bản thân nhằm tăng hiệu quả công việc.
6. Pomodoro Technique
Pomodoro hay còn gọi là Đồng hồ cà chua là một phương pháp tập trung bằng cách thiết lập những khoảng thời gian nhỏ để tập trung và nghỉ ngơi khi làm việc dài.
D. Nhạc để tập trung
7. Focus@Will
Bình thường, chúng ta có thói quen nghe nhạc khi làm việc để tập trung. Focus@Will là ứng dụng giúp chúng ta làm việc này đơn giản hơn. Focus@Will sẽ mở nhạc cho bạn nghe và đếm ngược 60 phút. Khi hết nhạc, đã tới lúc bạn nghỉ ngơi, đứng dậy, đi 1 vòng thư giản rồi đó. Với bản tính phí của Focus@Will, bạn có thể chọn nhạc đa dạng hơn và chọn các mốc thời gian đếm ngược khác ngoài 60 phút. Với âm nhạc của Focus@Will, chúng ta sẽ có thể tăng hiệu suất làm việc lên đáng kể
E. Giảm phân tán tăng tập trung
8. Rescue Time ( Andriod )
Rescue Time giúp chúng ta đo khoảng thời gian mà chúng ta sử dụng cho các ứng dụng hoặc nhóm ứng dụng khác nhau khi sử dụng máy tính. Từ đó, chúng ta có thể điều chỉnh, cắt bớt những việc không hiệu quả để dành thời gian cho công việc, giúp tăng tập trung hơn. Với Rescue Time, bạn có thể nhận ra những lý do làm cho bạn phân tán và mất quá nhiều thời gian thay cho làm việc, ví dụ như mạng xã hội hay giải trí chẳng hạn. Từ đó, chúng ta có thể hạn chế bớt việc phân tán và tăng hiệu suất làm việc.
F. Ứng dụng ghi chú
9. Evernote
Evernote là một trong những ứng dụng ghi chú đa nền tảng tốt nhất hiện tại, từ điện thoại, website, laptop. Với Evernote, chúng ta có thể ghi chú, tạo lịch, đồng bộ, có Clipper để chụp màn hình và lưu trực tiếp vào Evernote. Còn gì nữa để nói về Evernote nhỉ, nhiều lắm mà không nói hết. Bạn hãy thử tải Evernote về trải nghiệm nhé. Việc đơn giản và gọn gàng hóa các ghi chú sẽ giúp chúng ta tăng hiệu suất công việc
G. Ứng dụng lưu trữ
10. Drop Box, One Drive, Google Drive
Đối với ứng dụng lưu trữ, Coffee excel giới thiệu đến bạn 3 ứng dụng lưu trữ phổ biến nhất hiện nay. Ba ứng dụng này có công dụng đồng bộ dữ liệu trên máy và icloud để đảm bảo an toàn cho dữ liệu cũng như có thể chia sẻ cho người khác. Đối với Coffee Excel, sự khác biệt của 3 ứng dụng này chắc chỉ có giá cả và dụng lương.
Hiện tại Coffee Excel đang sử dụng Onedrive của Microsoft, Onedrive với mức giá là 1,699,000/năm cho 5 account Onedrive 1TB cộng với Office 365 bản quyền cho 5 máy tính, tính ra chỉ khoảng 400k/năm, các bạn có thể mua theo nhóm và chia nhau xài
F. Quản lí dự án
11. Trello
Team của Coffee Excel đang quản lý dự án của Team bằng Trello. Trello là một công cụ để phối hợp công việc hiệu quả giúp cho mọi người trong team chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, ai đang làm gì, và làm đến giai đoạn nào rồi. Trello hiện tại là một công cụ Freemium, tức là xài “chùa” nhưng trả phí cho tính năng cao cấp. Hiện tại thì Coffee Excel cũng chưa biết là mình cần xài tính năng nào tốn tiền trong Trello, chắc là còn xài “chùa” lâu.
Trello có thể xem như một cái bảng ghi chú mà chúng ta có thể dán giấy ghi chú lên, chỉ khác là bảng này là trực tuyến và có cụ thể cho từng người, cho từng Team, có deadline, có phân loại bằng màu sắc mà lại đỡ tốn giấy.
Ngoài ra, trong thời gian gần đây, FaceBook vừa mới ra ứng dụng FaceBook Workplace. Coffee Excel đang tính tìm hiểu, cả nhà có thể tìm hiểu thử xem hiệu quả như thế nào.
G. Quản lí danh bạ
12. Insightly
Insightly là một ứng dụng để chúng ta có thể theo dõi, lưu trữ danh bạ của chúng ta ở một chỗ. Thật sự Insightly có thể xem là một hệ thống quản lý danh bạ hay hơn nữa là một hệ thống CRM nho nhỏ cho cá nhân. Insightly là một app có thể giúp chúng ta follow up khi networking hoặc có thể giúp chúng ta la liếm các mối quan hệ của chúng ta một cách dễ dàng hơn.
Như Quỳnh
Discussion about this post