Một trợ lý cá nhân giỏi là người luôn đảm bảo sự “thuận buồm xuôi gió” cả công trong công việc và trong cuộc sống của nhà lãnh đạo. Công việc của một Trợ lý rất đa dạng và rất nhiều thách thức. Vậy để đạt được kết quả tốt, thì đâu là những kỹ năng cần thiết nhất? Hãy cùng mình tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Mục Lục
Trợ lý cá nhân là gì?
Trợ lý cá nhân là người sẽ đứng đằng sau những người bận rộn, giàu có hoặc nổi tiếng, giúp đỡ những người này lập kế hoạch và hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chức năng của một trợ lý cũng như một nhà tổ chức, một người điều phối dự án, hay thậm chí là một chủ cửa hàng. Một người có thể có hơn một trợ lý riêng tùy vào yêu cầu công việc và khả năng tài chính của họ, nhưng mỗi một trợ lý chỉ có thể có một “khách hàng” và giờ làm việc thì không cố định.
>>>Xem thêm: Mẹo tối ưu Landing Page mang lại hiệu quả cao.
Công việc của một trợ lý riêng khá riêng tư và nhạy cảm.
Ví dụ, bạn phải giúp sếp của bạn chọn màu sắc, kiểu dáng của trang phục để mặc trong những sự kiện quan trọng.
Những người thường cần trợ lý riêng như các ngôi sao điện ảnh, ca nhạc, các chính trị gia, người mà có quá nhiều công việc nhưng lại đòi hỏi kết quả công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Thực tế, hầu hết những người giàu có đều thuê một trợ lý riêng để giúp đỡ họ mọi công việc trong cuộc sống và công việc.
Khả năng thích ứng
Công việc của trợ lý riêng có đặc điểm luôn luôn thay đổi. Sự thay đổi liên tục đó có thể xuất phát từ đặc thù hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp và tính chất công việc của cá nhân thuê trợ lý. Họ sẽ cần phải hỗ trợ nhà lãnh đạo cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Ngoài ra trợ lý cá nhân cần phải
Trợ lý cá nhân họ luôn phải trở thành cầu nối làm việc giữa những người lãnh đạo/ CEO với các bộ phận hay nhân viên khác. Việc phải xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện thường ngày của trợ lý. Chính những điều này đã tạo ra sự bất cố định trong “mô tả công việc” đối với vị trí trợ lý.
Vậy một người muốn phát triển sự nghiệp trên con đường mang tên trợ lý riêng cần phải học cách thích ứng với sự bất cố định này. Nếu không, việc xử lý tình huống cũng như kiểm soát tình hình sẽ vô cùng vất vả. Để rèn luyện được điều đó, trước hết cần phải có một tâm lý sẵn sàng đón nhận và chấp nhận sự thay đổi.
Bên cạnh đó, người trợ lý phải không ngừng học hỏi và rèn luyện chuyên môn để đưa ra giải pháp phù hợp kịp thời cho vấn đề, và bao giờ cũng nên có một hoặc vài phương án dự phòng.
Khả năng tổ chức
Việc tổ chức, tối ưu không gian lẫn thời gian là một khả năng vô cùng quan trọng đối với trợ lý riêng. Một không gian làm việc được sắp xếp ngăn nắp và có thứ tự logic sẽ giúp trợ lý có thể giúp CEO của mình tiếp cận được đúng tài liệu một cách nhanh chóng khi cần đến. Ngược lại, một không gian làm việc bề bộn sẽ khiến họ mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu cần thiết và khả năng thất lạc tài liệu là có thể xảy ra, mà điều này sẽ vô cùng nguy hiểm.
Khả năng tổ chức về mặt thời gian
Không chỉ đơn giản là sắp xếp thời gian xử lý công việc của mình, mà người trợ lý sẽ còn có nhiệm vụ sắp xếp và phân chia quỹ của nhà lãnh đạo để họ có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng. Đây cũng là một trong những thước đo để đánh giá một trợ lý có làm việc hiệu quả hay không.
>>>Xem thêm: Đánh giá xe BMW X1 dành cho người muốn mua xe
Để có được khả năng tổ chức tốt, điều đầu tiên là cần học cách quản lý, tối ưu thời gian. Song song đó là cải thiện khả năng đánh giá thứ tự quan trọng của công việc, tài liệu cũng như sắp xếp chúng thật logic trên cơ sở am hiểu sâu sắc về công ty và nhà lãnh đạo cùng gia đình họ.
Khả năng tham mưu
Trợ lý cá nhân vai trò của một người trợ lý còn là giám sát quản lý các bộ phận và tham mưu, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề phát sinh trong công việc. Hơn ai hết, họ phải là người vững kiến thức chuyên môn về thị trường, khách hàng,… và nắm rõ lĩnh vực kinh doanh, mô hình hoạt động và tình hình thực tế của công ty.
Đôi khi người trợ lý riêng
Cũng là người tham vấn, chia sẻ những vấn đề phát sinh trong đời tư của nhà lãnh đạo để giải quyết chúng một cách hợp lý nhất. Một người trợ lý giỏi sẽ là người có khả năng đảm bảo sếp của mình có được sự “thuận buồm xuôi gió” cả trong công việc lẫn trong cuộc sống riêng.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về Trợ lý cá nhân. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm: Tổng Hợp Chung Cư Giá Rẻ TPHCM Hiện Nay
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( sme.misa, emoi247, … )
Discussion about this post