Kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp là vô cùng cần thiết giúp chúng ta giải quyết vấn đề một cách khôn ngoan nhất. Với các bước chuẩn bị kỹ lưỡng cùng một vài mẹo nhỏ sau đây Kyna sẽ giúp bạn có những cuộc giao tiếp thật hiệu quả.
Các bước chuẩn bị để đưa ra câu trả lời
– Tạm dừng và suy nghĩ
Nếu bạn không thể nghĩ ra câu trả lời ngay lập tức trong khi người hỏi đang đợi, đừng để điều đó làm bạn áp lực. Thay vào đó bạn có thể nói “Để tôi nghĩ chút” hoặc “Tôi cần thời gian để suy nghĩ”. Tốt hơn hết là bình tĩnh để có câu trả lời tối ưu nhất thay vì vội vàng đưa ra một câu trả lời vô nghĩa.
– Kỹ năng né tránh câu hỏi
Chắc hẳn ai trong số chúng ta cũng đã từng gặp trường hợp bị hỏi những câu hỏi không phù hợp. Đôi khi, bạn không bắt buộc phải trả lời mọi câu hỏi. Né tránh câu hỏi cũng là một kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp mà bạn nên biết.
– Chỉnh sửa câu từ trước khi nói
Đừng vội vàng hấp tấp, trước khi đưa ra câu trả lời hãy dừng lại một chút để suy nghĩ về những điều như:
+ Làm thế nào để trình bày ý tưởng của mình mà người nghe dễ hiểu?
+ Làm thế nào để gây ấn tượng bằng câu trả lời của mình?
+ Liệu câu trả lời có phù hợp hay chưa?
Các kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp
Sau đây là một số kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp mà các bạn cần lưu ý:
– Không nên trả lời hết mọi vấn đề được hỏi
Người trả lời nên khéo léo rút gọn phạm vi câu hỏi, hoặc có thể triển khai ý mới, đào sâu thêm câu hỏi tùy thuộc vào sự am hiểu, chủ động và tình thế giao tiếp cũng như mức độ cảm nhận về lợi hại khi trả lời câu hỏi.
– Không trả lời sát vào câu hỏi của đối phương
Trả lời câu hỏi gì cũng vậy, cần để cho mình một khoảng cách để tiến thoái hay nhận diện rõ ý đồ của đối phương. Thông thường có thể áp dụng cách giải thích một vấn đề gì tương tự, sau đó mới quay lại chủ đề chính. Hoặc có thể dùng những câu hỏi ngược lại, hay dùng cách nói nghi vấn (thế chăng, không phải sao, chẳng lẽ…) để di chuyển trọng điểm, hay giảm mức độ quan trọng của vấn đề được nêu ra.
– Giảm bớt cơ hội để đối phương hỏi đến cùng
Nếu người nêu câu hỏi phát hiện ra sơ hở của câu trả lời, thường họ sẽ truy hỏi đến cùng. Do đó không để đối phương phát hiện ra chỗ sơ hở là một kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp quan trọng. Các bạn nên trả lời khái quát trên nguyên tắc hoặc khẳng định tính chất khách quan, hạn chế mức độ cụ thể khi trả lời.
– Xác định đúng những điều không đáng phải trả lời
Với những câu hỏi có thể gây nhiễu, đưa bạn vào thế bị động, thua thiệt nhất là trong đàm phán, bạn cần xác định đúng loại câu hỏi này bằng cách từ chối hoặc hỏi lại ý nhị với mục đích ngăn chặn đối phương đưa tiếp những câu hỏi tương tự. Cần tránh tỏ thái độ khó chịu hay cố tình lờ đi câu hỏi của đối phương.
– Đừng trả lời quá dễ dàng. Người đàm phán khi trả lời nên đi thẳng vào câu hỏi, có mục đích rõ ràng và cần tìm hiểu ý chân thực của vấn đề. Trong nhiều trường hợp, sự trả lời dễ dãi có thể bị đánh giá là nông nổi và hời hợt, và do đó dễ rơi vào thế lép hoặc đối phương cũng chỉ có thể ứng xử lại một cách tương tự.
– Không nên để rơi vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối phương trong các tình huống đối thoại. Luôn tỏ ra như cùng đứng về quan điểm hay lập luận của họ. Phủ định ngay và quá trực tiếp đối phương trong từng tình huống giao tiếp cụ thể khiến cho cuộc giao tiếp căng thẳng, có xu hướng đi xa hơn những vấn đề hai bên cùng tiếp cận.
Hy vọng qua những chia sẻ về các kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp trên đây đã giúp các bạn có thêm những kiến thức bổ ích để giao tiếp hiệu quả trong mọi tình huống.
Thanh Tuyền
Có thể bạn quan tâm:
Kỹ năng tìm kiếm khách hàng nhanh chóng và hiệu quả.
Kỹ năng viết là gì? Vai trò và cách cải thiện kỹ năng viết.
Đặt câu hỏi một cách thông minh: đưa ra câu hỏi mở. Làm thế nào để đặt câu hỏi mở?
Discussion about this post